【履歴書】封筒の書き方と郵送や手渡し時のマナーを解説

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【パターン別】履歴書を入れる封筒の書き方

履歴書を入れる封筒の書き方は、常に同じではありません。以下の3パターンそれぞれにおいて書き方が異なります。

• 企業に郵送する場合
• 個人に郵送する場合
• 手渡しする場合

パターンごとに、書き方を詳しく見ていきましょう。なお、封筒の記入は油性ペンがオススメです。水性ペンの場合、雨などでにじんで宛先がわからなくなってしまう可能性があります。

企業に郵送する場合

企業に郵送する場合、封筒には以下の項目を必ず記入します。

• 宛先・住所
• 宛名
• 注意書き
• 送り主
• 封字

項目には書き方のマナーがあるため、書き方を間違ってしまうとあまり印象がよくありません。ビジネスマナーがない人だと思われないように、正しい書き方で記入しましょう。

宛先・住所

宛先は省略せず、「〇〇県△△市××町」のように都道府県から順番に記入しましょう。「〇〇丁目△△番地××号」のように「丁目」や「番地」も省略せず記入します。

企業の所在地にビル名や階数が記載されている場合は、「〇〇ビル△階」のようにビル名や階数も忘れずに記入しましょう。また、丁目や番地などの数字は基本的に漢数字で記入してください。見栄えが悪くならないよう、まっすぐ丁寧に書くことも大切です。

宛名

宛名は、宛先よりも一回り大きな字で「企業名」「部署名」「担当者名」の順に記入しましょう。会社名は（株）や（有）のように略さず、「株式会社」「有限会社」と記入します。また、宛名には敬称が必要なため、部署名には「御中」、担当者名には「様」を付けましょう。

ただし、担当者名がわかっていない場合は、「様」ではなく「御中」を付けます。具体的な記入例は以下のとおりです。

宛先や宛名などは基本的に縦書きですが、横書きがマナー違反というわけではありません。たとえば会社名やビル名にアルファベットが含まれていた場合、縦書きにすると不自然で読みにくく感じるため、横書きがオススメです。

ただし、横書きにする場合は封筒の表裏どちらも横書きで統一しましょう。横書きの場合、数字は漢数字ではなく算用数字で記入します。

注意書き

履歴書は重要な書類のため、封筒に履歴書が入っていると一目でわかるような「注意書き」が必要です。

企業には複数の部署があり、企業の規模によっては毎日大量の郵便物が届くため、中身が不明だと採用担当者の手に届きづらくなってしまいます。

注意書きは、封筒表面の左端に赤の油性ペンで「履歴書在中」または「応募書類在中」と書き、赤い四角で囲みましょう

線がゆがまないよう、定規の使用をオススメします。横書きの場合は左下ではなく、右下に記入してください。

なお、注意書きに関しては専用のスタンプが販売されているため、そちらを使用しても問題ありません。封筒によっては、最初から注意書きが印字されている場合もあります。

送り主

封筒裏面に自分の住所、郵便番号、電話番号、名前を記入します。住所や名前が縦書きの場合でも、郵便番号は横書きが一般的です。新卒の場合は、名前の横に大学名や学部名も記入するとよいでしょう。

「〇〇丁目△△番地××号」のように、送り主を書く際も「丁目」や「番地」は省略せず記入します。名前は住所や郵便番号より、一回り大きな字で書くようにしてください。電話番号を書く際は、区切りがわかりやすくなるように「ハイフン」を小さく記入するとよいでしょう。

封字

封筒を閉じ、のり付けをしたら「〆」や「緘」のような「封字」を記入します。封字は封筒にたしかに封をしたこと、封筒が途中で開封されていないことを示すものです。フラップ（封筒を折り曲げた部分）と封筒の背面にかかるように、大きく書いてください。

なお「〆」は「×（バツ印）」ではないため、注意しましょう。封字を書くかわりに、スタンプ（封緘印）やシール（封緘シール）でも代用可能です。

個人に郵送する場合

採用担当者の名前がわかっていて個人宛に郵送する場合は、「〇〇株式会社　人事部　採用担当　△△様」のように個人名に「様」を付けましょう。この場合、会社名や部署名に敬称を付ける必要はありません。

その他は企業に郵送する場合と同様ですが、個人名をやや大きく記入すると全体のバランスがとれて見た目がよくなります。

手渡しする場合

履歴書を企業に持参し手渡しする場合は、宛先・宛名の記入は不要です。注意書きと送り主は、郵送時と同じように書きましょう。送り主を記入することで、誰からの応募書類なのかが明確になります。

手渡しの場合も、個人名は住所や郵便番号よりも一回り大きく書くとよいでしょう。また、手渡しの場合は封筒に封をする必要はありません。

履歴書を郵送する封筒の選び方と入れ方

履歴書を入れる封筒を選ぶ際は、以下の2つのポイントを意識しましょう。

• 封筒のサイズは「角形2号」「角形A4号」が主流
• 履歴書はクリアファイルに入れる

それぞれ詳しく解説します。

封筒のサイズは「角形2号」「角形A4号」が主流

封筒のサイズは「角形2号」と「角形4号」が主流です。どちらもA4サイズの書類を折らずに入れられるため、A4かB5で作成されることが多い履歴書に適しています。

両者は寸法に多少の違いはありますが、それ以外は変わらないためどちらを選んでも問題ありません。封筒の色は白色や茶色が一般的ですが、清潔感のある白色がオススメです。

履歴書はクリアファイルに入れる

履歴書や職務経歴書などの応募書類は、汚れたり折れたりしないようクリアファイルに入れましょう。A3やB4で作られている見開きの履歴書は、記載した面が外側になるように中央で二つ折りします。

入れる順番は、上から「送付状」「履歴書」「職務経歴書」「その他の書類」です。記入面が封筒の表面になるように、封筒に入れてください。

履歴書を封筒に入れ郵送する際の注意点

履歴書を郵送する際の注意点は以下の4つです。

• 送付状を同封する
• 提出期限を確認する
• 切手の料金不足に注意する
• 先方に郵送したことを連絡する

それぞれ詳しく解説します。

送付状を同封する

履歴書を郵送する際は、送付状も同封するとよいでしょう。送付状が必須というわけではありませんが、応募書類には送付状を同封することがビジネスマナーとして浸透しています。送付状は「あいさつ状」の一種のため、履歴書を持参する際は不要です。

送付状には、以下の項目を記入します。

• 日付
• 宛名
• 自分の連絡先・氏名
• 前文
• 応募の経緯
• 志望動機・自己PR
• 面接の申し込み
• 結語
• 同封書類の一覧

日付は、送付状の右上に記入しましょう。「2000年1月1日」のように西暦または和暦で記入します。

宛名は、左に寄せて企業名や担当者名を記入してください。担当者名がわかっている場合は「様」を、わからない場合は部署名に「御中」を付けます。企業名は、「〇〇株式会社　人事部　採用担当　△△様」のように省略せずに記入しましょう。

自分の連絡先・氏名は、右に寄せて記入します。「郵便番号」「住所」「電話番号」「氏名」の順に、記入しましょう。電話番号は、携帯番号でも問題ありません。

前文は、「拝啓」と「あいさつ文」を記入します。あいさつ文は、時候のあいさつや相手を気遣う言葉を入れてください。「拝啓　時下ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように、時候のあいさつは省略しても大丈夫です。

応募の経緯および志望動機・自己PRは、長々と書く必要はありません。担当者に熱意が伝わるよう、応募動機や自身のスキルを端的にまとめましょう。

面接の申し込みは、「ご検討の上、ぜひとも面接の機会をいただけると幸いです。」のように面接を希望している旨を記入します。ビジネスマナーとして、「何卒よろしくお願い申し上げます」という一言も付け加えるとよいでしょう。

結語の記入も、ビジネスマナーのひとつです。拝啓の場合は、「敬具」と記入します。最後に、同封書類の一覧および枚数を記入してください。

提出期限を確認する

企業から指定された提出期限を、必ず確認しましょう。「必着」か「消印有効」かによって実質的な締め切りが変わるため、あらかじめ確認しておきましょう。

たとえば、10月10日消印有効の場合、10月10日までに消印が押されていれば有効ですが、10月10日必着の場合は10月10日までに履歴書が企業に到着していなくてはなりません。締め切りには余裕を持ち、場合によっては速達を利用するとよいでしょう。

切手の料金不足に注意する

郵送の場合は、切手の料金不足にも注意しましょう。郵便物は大きさや重さに応じて料金が変わります。

角形2号や角形4号なら「定型外郵便物」に該当するため、料金は以下のとおりです。

※2023年12月現在

料金が合っているか不安な場合は、郵便局に持参して重さを測ってから切手を購入するとよいでしょう。

参考：日本郵便

先方に郵送したことを連絡する

送付の連絡は必須ではありません。ただし、事前にやり取りをしていた、または担当者から指示があって郵送した場合は郵送したことを連絡するとよいでしょう。

先方に連絡したほうが、丁寧な印象を与えられます。連絡は電話ではなくメールでかまいませんが、郵送した当日に連絡するとよいでしょう。

また、企業側の指定がない限りは簡易書留ではなく、普通郵便での郵送がオススメです。簡易書留の場合、受領印を押すという手間がかかるため、送付先の企業に迷惑をかける恐れがあります。

普通郵便では履歴書が届いているか不安な場合は、「特定記録郵便」を利用しましょう。通常の料金に160円加算されますが、インターネット上で配達状況を確認できるようになります。

参考：日本郵便

履歴書を封筒に入れ手渡しする際の注意点

履歴書を封筒に入れ、手渡しする際にもいくつかの注意点があります。「面接担当者に手渡しする場合」および、「受付で手渡しする場合」の注意点を見ていきましょう。

履歴書を封筒に入れ、手渡しする際にもいくつかの注意点があります。「面接担当者に手渡しする場合」および、「受付で手渡しする場合」の注意点を見ていきましょう。

面接担当者に手渡しする場合

面接担当者に直接履歴書を渡す場合は、履歴書を封筒から出し、クリアファイルに入った状態のまま渡しましょう。渡す際は面接担当者が読みやすいよう、履歴書の下に封筒を重ね、相手側に向けて差し出します。

大抵の場合、面接開始時に面接担当者から履歴書の提出を求められるため、カバンから出していつでも渡せる状態にしておきましょう。渡す際に「履歴書をお持ちしました。本日はよろしくお願いいたします。」と、一言添えると好印象です。

受付で手渡しする場合

受付の人に履歴書を手渡しする場合は、中身を出さず封筒に入れたままにしておきましょう。理由としては、その場で面接官が読むわけではないためです。

受付で履歴書を渡す場合も、封筒を受け取る人が読みやすいよう、相手側に向けて差し出しましょう。渡す際に「よろしくお願いいたします。」とお辞儀をしながら一言添えれば、より丁寧な印象を与えられます。

また、相手が面接担当者ではないからといってマナーを軽視するのは厳禁です。受付の人も企業に所属している一員であり、入社が決まればいっしょに仕事をする機会もあります。社会人としての礼儀を守り、丁寧な立ち振る舞いを意識しましょう。

まとめ

履歴書を提出する際は、履歴書の中身だけでなく封筒の書き方も大切です。封筒の書き方が間違っていると、ビジネスマナーが欠如していると思われてしまう可能性があります。

封筒の選び方や郵送時・手渡し時の注意点も踏まえつつ、採用担当者によい印象を与えられるよう意識しましょう。

履歴書の書き方については別コラムにて詳しくご紹介しております。こちらもご参考になさってください。履歴書作成ツールもご提供していますのでご活用ください。

【履歴書の書き方】職歴や学歴を書く際のポイントも解説

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