職務経歴書と履歴書の違いとは？転職に役立つ書き方のルール

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転職時は履歴書と職務経歴書の両方が必要

通常、転職時には履歴書と職務経歴書の両方が必要とされることが一般的です。企業は、提出された履歴書と職務経歴書を見て、応募者が自社の求めるスキルや職務経験などを持っているか確認します。

ただし、応募先によって必要な書類が異なるため、まずは募集要項や採用担当者へ確認するようにしてください。指示がない場合は、職務経歴書も作成して提出するようにしましょう。

【履歴書と職務経歴書】役割の違い

履歴書と職務経歴書には、それぞれ異なる役割があります。ここでは、それぞれの違いを確認しておきましょう。

詳細は後述しますが、履歴書は応募者の基本的な情報、プロフィールを採用担当者に伝えるための書類で、職務経歴書は応募者の仕事に関する経験を採用担当者へ伝える書類といえます。

それぞれの違いを詳しく見ていきましょう。

履歴書の役割

履歴書の主な役割は、応募者の基本的な情報、プロフィールを採用担当者へ伝えることです。

履歴書には応募者の氏名、年齢、住所、学歴・職歴など、応募者のプロフィールをまとめて記入します。履歴書はフォーマットやテンプレートがおおよそ定型化されているため、基本的に項目を埋める形で進めれば問題ないでしょう。

企業の採用担当者は、提出された履歴書を見て応募者の人物像をつかみます。そのほか、志望動機から企業への理解度や志望度をはかるのが一般的な流れです。

職務経歴書の役割

職務経歴書の主な役割は、応募者の仕事に関する経験を採用担当者へ伝えることです。

企業に勤めたことのある人は、企業ごとに担当業務や職種を記載しましょう。そのほか、在職中に得た成果などを詳細に記載すると、自身のキャリアを効果的にアピールすることができます。

なお、職務経歴書にもフォーマットやテンプレートは一応ありますが、まとめ方は自由です。そのため、目を引く見出しや見やすいレイアウトを考えるなど、書き方の工夫も必要です。採用担当者に興味を持ってもらえそうな経験や、キーワードを盛り込むようにしましょう。

企業の採用担当者は、履歴書で得た人物像をベースに提出された職務経歴書を見て、どのようなスキルを持った人材なのかを把握します。それらが自社の求めるスキルや経験であるかを判断し、マッチング度をはかるのが一般的な流れです。

【履歴書と職務経歴書】項目と文章量の違い

履歴書と職務経歴書は記載する項目にも違いがあるため、注意が必要です。ここでは、履歴書と職務経歴書で記載する項目とそれぞれの文章量について解説します。

履歴書の項目と文章量

履歴書は決められたフォーマットが存在しているため、記載できる文章量も限られているのが特徴です。必ず記入しなければならない必須項目、選ぶ履歴書によって異なる個別項目が設けられています。

履歴書で記載する項目は、以下のとおりです。

＜必須項目＞

• 日付
• 氏名
• 生年月日
• 現住所
• 連絡先／電話番号
• 学歴／職歴
• 免許・資格

＜個別項目＞

• 志望動機
• 自己PR
• 趣味・特技
• 好きな学科
• 健康状態
• 通勤時間
• 本人希望欄

日付は、提出日の日付を記載しましょう。氏名や生年月日、住所、電話番号などは、提出日時点の情報を記載します。免許と資格に関しては、応募先企業に関係するものから優先的に記載しましょう。

通勤時間は、自宅から勤務地までの通勤時間を記載してください、趣味や特技に関しては、応募先企業の業務や社風に関係するものがあれば記載すると好印象につながるでしょう。本人希望欄は、企業側に伝えておくべき内容があれば記載し、なければ不要です。

学歴と職歴、自己PR、志望動機については、次項で詳しく解説しますので、そちらを参考にしてください。過去から現在の順番に記載してください。

なお、履歴書は用紙1枚にまとめる形が基本で、分量も決められたフォーマットにあわせて書けば問題ありません。記載内容については優先順位をつけて、より重要で伝えたいことから記載するようにしましょう。

職務経歴書の項目と文章量

職務経歴書には履歴書ほど決められた形式はなく、履歴書よりも自由度が高い特徴があります。基本的には、A4サイズ用紙1枚～2枚で作成しましょう。

職務経歴書に記載する項目としては、以下のようなものが挙げられます。

• 日付
• 名前（生年月日や住所などの個人情報も記載する場合も）
• 職務要約
• 職務職歴
• 自己PR
• 転職／退職理由
• 資格・スキル、免許

日付は、提出日の日付を記載します（履歴書と同日）。転職／退職理由は、伝えられる範囲で簡潔に記載しましょう。職務要約、職務職歴、自己PR、資格・スキルに関しては、次項で詳しく解説しますので、そちらを参考にしてください。

なお、文章量はそれぞれの職務経歴によって異なります。職歴や実績が十分にない人が無理して職務経歴書を2枚用意しようとすると、内容が薄くなってしまいかねません。

また、スペースが目立ってしまうと、採用担当者へよいアピールにならないため、注意が必要です。記載できるような経歴があまりない人は、1枚に収めても問題はありません。

逆に、アピール欲が強すぎて3枚4枚と枚数が増えてしまうのも避けるべきです。分量が多いほど採用担当者が確認する際の負担になるため、極力2枚以内に収めるようにしましょう。

【履歴書と職務経歴書】書き方のルールとポイント

履歴書と職務経歴書に書く項目がわかったところで、それぞれの書き方のルールとポイントも押さえておきましょう。

【履歴書】書き方のルールとポイント

履歴書の主な項目である、「学歴・職歴」「自己PR」「志望動機」について解説します。記載時の参考にしてください。

学歴・職歴

学歴・職歴に関してはすべて略称ではなく、正式名称で記載（大学の場合は学部や学科も明記）するようにしましょう。

また職歴については、これまで在籍したすべての会社の入退社歴を、時系列で記入（アルバイトについては省略可）します。その際、役職を記載するかどうかは自由です。記載する場合は、昇進した年月や部署名、役職名を記載してください。

仮に在職中の場合は、最後の職歴の下に「在職中」もしくは「現在に至る」と書きます。すでに退職済で自己都合の場合は「退職」または「一身上の都合により退職」、会社都合での退職の場合は「会社都合により退職」と記載してください。

その際、離職理由も簡潔に書き添えて、最後の職歴の後には「以上」と記載しましょう。

そのほかに、会社を経営した経験や個人事業主の経験がある場合は、会社を設立／個人事業主としての活動を開始した年月日、解散・廃業した年月日を記載してください。

自己PR

履歴書の自己PRでは、応募先企業の求めている人材であることをアピールすることができます。自身の強みやセールスポイント、応募企業で生かせる能力などを記載しましょう。その際、それらを証明できる具体的なエピソードや、実績を交えると説得力のある自己PRになります。

職務経歴書でも自己PRを記載しますが、同じ内容になっても問題はありません。ポイントは、履歴書では端的でわかりやすく書くことです。そして、職務経歴書ではより具体的に書いてしっかり自分をアピールしましょう。

志望動機

履歴書の志望動機では、入社意欲の高さ、将来性までよく考えた転職であることをアピールできる内容を記載しましょう。

一般的に100～150字程度でまとめることになるため、企業を選んだ理由、入社後に実現したいこと、生かせる経験・スキルの3つを押さえて端的に書くことを心がけてください。

【職務経歴書】書き方のルールとポイント

続いて、職務経歴書の書き方のルールとポイントについて解説します。職務経歴書では、履歴書よりも詳細な内容が求められるため、しっかりポイントを押さえて書くようにしましょう。

ここでは履歴書の主な項目である、「職務要約」「職務経歴」「自己PR」「資格・スキル」について解説しますので、参考にしてください。

職務要約

職務要約は、応募者の職務経歴のあらすじを担う部分です。培ったスキルや経験をアピールできる部分であるため、採用担当者の興味を引くような内容にしましょう。

目安となる分量は、100字程度です。これまでの職務経歴の中から重要なポイントを抜粋して、簡潔にまとめてください。

職務経歴

職務経歴では、勤務先企業の情報、在職期間、所属部署、役職、業務内容などを端的に時系列でまとめます。分量は、3～5行程度を目安にしましょう。

どのような企業で、どのような経験をしてきたのかを、採用担当者に伝わるようにまとめるのがコツです。その際、箇条書きを用いてまとめると、端的にまとまって伝わりやすくなります。

自己PR

職務経歴書の自己PRでは、応募企業が求める人材要件との共通点を意識して作成するようにしましょう。これまでのキャリアにおいて、実績や成果を上げるための工夫や業務における意識した点などを簡潔に書きます。

その際、履歴書の自己PR欄と、一貫性のある内容であることが重要です。簡潔にまとめた履歴書の自己PRから、より具体的なエピソードや数字を追加すると効果的なアピールにつながります。

自己PRを作成する際は、まず具体的な職務経歴書の自己PRを作成しましょう。その後、履歴書用に短くまとめれば、互いの自己PRの一貫性を保てます。

資格・スキル

資格・スキルでは、応募先企業の業務内容にマッチする資格や生かせる資格を重視して選び、優先的に記載しましょう。たとえば、「Excelで統計関数の使用経験がある」「英語でのプレゼンテーション経験がある」といったような業務に直結するスキルを具体的に記載すると効果的です。

資格を記載する際は正式名称を書き、取得年月日まで記載するようにしましょう。もしも、これといった資格やスキルがない場合には、「特になし」と記載するか、勉強中の資格があれば「○○の資格取得のために勉強中」と記載する方法もあります。

【履歴書と職務経歴書】提出前のチェックポイント

最後に、履歴書と職務経歴書を書き終わって提出する際にチェックしたいポイントをご紹介します。内容の不備だけでなく、封筒に書類を入れる際の重ね方や提出前のコピーの有無の確認など、チェックポイントは多岐に渡ります。

主なチェックポイントは、以下のとおりです。

＜書類の体裁についての注意点＞

• 印鑑をまっすぐ押せているか
• 写真の裏に名前を書いているか

＜書類の文章についての注意点＞

• 日付は提出日になっているか
• 日付を和暦／西暦で統一できているか
• 卒業年度や生年月日を正しく記入できているか
• 学校名／正式社名を省略していないか
• 誤字脱字はないか
• 下書きはキレイに消したか
• 語尾は統一されているか
• 専門用語が多用されていないか
• 空欄部分はないか
• 読みやすいように適宜改行や余白を設けているか

＜提出する際の注意点＞

• 必要な書類がそろっているか
• 書類を重ねる順番は間違っていないか
• 提出前にコピーをとったか

書類に書いた内容については、誤字脱字や記入内容に間違いがないかもう一度確認しましょう。

また、採用担当者は、応募者の在籍した業種や職種について理解しているとは限りません。前職で使っていた社内用語や専門用語を使っていないか、誰が読んでも読みやすい文章やレイアウトになっているか、客観的視点で確認するのがポイントです。

提出する書類一式のコピーは忘れがちのため、注意しましょう。面接に進んだ場合、送付した書類を元に質問がされます。面接対応として提出内容を確認したくなった場合にコピーがあると役に立ちます。必ず、1部コピーを残しておくようにしましょう。

まとめ

履歴書と職務経歴書の役割の違いや書き方のルール・ポイントを理解して、採用担当者に自分の魅力をしっかりアピールできるようになりましょう。

履歴書、職務履歴書についてはこちらのコラムでもご紹介しておりますの、是非ご一読ください。

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