工場用語辞典

商品やサービスの提供を業者や取引先に依頼する際に発行されるビジネス文書です。「発注書（はっちゅうしょ）」とも呼ばれ、企業や個人が特定の商品を購入したり、工事や業務などのサービスを依頼したりする際に用いられます。これは、取引の内容や条件を明確にし、双方の認識のズレを防ぐために重要な役割を果たします。

注文書は、取引先に対して「この条件で商品やサービスを提供してほしい」という意思表示であり、同時に契約の一種ともなり得ます。たとえば、製品の数量、納品日、価格、納品先、支払条件などの詳細が記載されているのが一般的です。

注文書の役割と必要性

注文書は、企業間取引において非常に重要な文書です。口頭での注文では、後にトラブルが発生する可能性があります。たとえば、「注文した数量が違う」「約束した納期が守られていない」といった問題が発生したとき、注文書があれば、誰が、いつ、何を、どのような条件で発注したのかを証明する根拠となります。

また、注文書は会計や監査の場面でも利用されます。企業が仕入や外注費などのコストを記録する際、注文書は証憑（しょうひょう）として会計書類とともに保管されます。これにより、取引内容の正当性や適正性を第三者が確認できるようになります。

さらに、注文書は業務の効率化にも貢献します。複数の部門が関与する大きなプロジェクトなどでは、書面での注文があれば関係者全員が同じ情報を共有でき、スムーズな進行につながります。

注文書の記載内容と具体例

一般的な注文書には、次のような項目が記載されます：

• 発行日
• 発注者（注文主）の情報（会社名・住所・担当者名など）
• 受注者（取引先）の情報
• 注文番号（管理用）
• 商品名やサービス内容
• 数量
• 単価および合計金額
• 納品場所・納期
• 支払条件（支払期限、方法など）
• 備考や特記事項

【注文書の具体例】

注文書
発行日：2025年7月23日
注文番号：ORD-20250723-001

【発注者】
株式会社ABC商事
〒100-0001 東京都千代田区千代田1-1
TEL: 03-1234-5678
担当：営業部 田中太郎

【受注者】
株式会社XYZ製作所
〒150-0001 東京都渋谷区渋谷1-2-3
TEL: 03-9876-5432
担当：営業課 鈴木花子

【注文内容】
品名：スチール製オフィスデスク
数量：10台
単価：¥25,000
合計：¥250,000（税抜）

納品希望日：2025年8月5日
納品場所：ABC商事 東京本社ビル3階
支払条件：納品月末締め翌月末払い（銀行振込）

備考：組立作業も含むこと

このように、注文書には発注内容に関する情報が具体的に記され、後々の証拠としても機能します。電子メールや専用の注文システムでやり取りされる場合もありますが、内容をしっかり記録に残すという目的は共通しています。