営業事務に向いている人の特徴10選｜仕事内容・魅力も徹底解説！

事務職への就職・転職に興味がある方の中には、「営業事務」という職種を見聞きしたことがある方もいるでしょう。営業職も事務職も企業によって役割が異なるため、営業事務の具体的な業務内容をイメージしにくい方・自分に向いているのか分からない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、営業事務の仕事内容や一般事務との違い、営業事務に向いている人の特徴について解説します。営業事務の仕事の魅力も合わせて確認し、営業事務として働くことを前向きに検討してみましょう。

営業事務とは？

営業事務とは、営業部に所属し、営業部全体や営業職の業務がスムーズに進むよう、事務的なサポートを行う職種を指します。

営業職は社外での営業活動が主な仕事であり、業務のために社外にいることも少なくありません。社外にいることが多い営業職が営業活動に集中できるよう、資料の作成やクライアントへの対応といったバックアップを行うのが営業事務の主な役割です。また、社内の他部署と円滑な連携がとれるよう調整する「パイプ役」としての役割も果たしています。

営業活動は企業が利益を得るために不可欠な企業活動であり、営業活動をサポートする営業事務は会社にとって欠かせない存在です。営業事務は、さまざまな業種の企業で必要とされている職種であることを押さえておきましょう。

営業事務の仕事内容

営業事務の主な仕事は、営業部全体や営業職の業務をサポートすることです。営業事務の具体的な仕事内容は業界や企業・職場によって異なりますが、一般的には次のような業務を担当しています。

書類作成・管理 商品やサービスの見積書、発注書、契約書、納品書、請求書など、営業活動に必要なさまざまな書類の作成を担当します。また、社内向けのプレゼン資料や、顧客に提出する提案資料・説明書類などを作成するケースも少なくありません。これらの膨大な資料・書類を、法律や社内のルールに基づいて管理することも、営業事務の仕事の1つです。   ●受発注・在庫管理 商品やサービスを顧客から受注し、生産部門や取引先メーカーに発注することも、営業事務が担当する可能性が高い業務の1つです。受注数や発注数、取引金額のミスは会社の損失につながるため、正確に対応する必要があるでしょう。   また、商品の在庫管理を営業事務が担当する場合があります。顧客からの注文に迅速に対応できるよう、受発注や納品のようすを確認しながら、在庫数を適切に管理することが求められるでしょう。   ●顧客対応 社外で業務を行うことが多い営業職の代わりに、顧客からの問い合わせや連絡に対応することも珍しくありません。社内での電話応対・メール応対だけでなく、営業職に同行して顧客のもとに足を運ぶこともあります。適切な顧客対応をとれるよう、顧客管理をしっかり行った上で、営業担当と十分なコミュニケーションをとることが大切です。 ●営業サポート 営業職が本来の業務である営業活動をスムーズに進められるよう、営業担当のスケジュール管理を行うことも営業事務の仕事の1つです。顧客訪問や社内での会議といった通常の予定のほか、至急案件への対応などイレギュラーな予定が入ることも多いため、臨機応変な対応が求められるでしょう。

また、営業事務によるサポート体制も組織によって異なります。営業職1人に対して1人の営業事務がつく場合もあれば、営業事務1人で複数の営業担当者をサポートする場合もあることを押さえておきましょう。

営業事務と一般事務の違い

営業事務の仕事は一般事務の仕事と共通する部分もありますが、異なる点も多いことに注意が必要です。自分に合った職種を選ぶためにも、営業事務と一般事務の違いを十分に理解しておきましょう。

	営業事務	一般事務
共通する業務	●   書類や資料の作成 ●   電話応対・メール応対 ●  従業員のバックアップ業務　など
所属する部署	営業部	総務部／各部署
サポートを担当する部署	営業部	会社全体／所属部署
業務で関わる人物	●   営業職 ●   顧客 ●   取引先 ●   他部署の従業員 ●   署内の同僚や上司　など	●   部署内の同僚や上司 ●   他部署の従業員 ●   他部署の従業員

営業事務と一般事務の主な違いは、「所属する部署と業務をサポートする対象」にあります。営業事務が営業部の業務のサポートに特化しているのに対し、一般事務は総務部や各部署に所属し、会社全体や所属部署のサポート業務を行うことに留意しましょう。

営業事務に向いている人の特徴10選

営業事務の仕事に興味を持っている方の中には、自分に営業事務としての適性があるか気になる方もいるでしょう。

ここからは、営業事務に向いている人の特徴を10項目にわたって紹介します。ただし、これらの特徴に当てはまらない場合でも、営業事務の適性がないというわけではありません。営業事務として働くうちに、これらの特徴が自然と身につく場合もあります。下記に紹介する特徴を参考にしながら、自分に合っているかどうかを検討してみましょう。

どのような相手でも難なくコミュニケーションをとれる

営業事務は、営業部の同僚や上司だけでなく、顧客や取引先、社内の他部署の従業員など、さまざまな人とやりとりする機会が多い職種です。立場や属性などが異なるさまざまな人物と関わるため、どのような相手でも難なくコミュニケーションがとれる方に向いていると言えるでしょう。

また、営業事務には業務で関わる人々と良好な関係を構築し、その関係性を長く続けるために努力できるスキルも求められます。「色々な人と話すことが好き」という方はもちろん、相手のニーズや意図を正しく理解して対応できる方も重宝されるでしょう。

他者をサポートすることにやりがいを感じる

営業事務は主に営業部の裏方仕事を担当しており、営業職のように商品やサービスを直接販売するわけではありません。人によっては成果を感じにくい場合もあるでしょう。

しかし、営業事務は書類の作成や顧客対応、営業職のスケジュール管理などを通して営業活動に関わり、営業成績の向上に着実に貢献しています。このようなサポート業務を通して案件獲得の成功に携われたり、営業職や顧客から感謝されたりすることにやりがいを感じる方は、営業事務に向いていると言えるでしょう。

臨機応変な対応力に優れている

営業活動では、突発的な仕事や至急対応すべき案件が発生するなど、イレギュラーな対応が必要になるケースも少なくありません。場合によっては、前例のない対応をとる可能性もあるため、通常の定型業務以外の案件にも臨機応変に対応する能力が求められるでしょう。

また、顧客や取引先、営業職の希望通りに対応できない場合において、可能な範囲での最善策を導き出すことも営業事務に求められるスキルの1つです。柔軟な発想力で物事を論理的に考えられる方は、営業事務の仕事をスムーズにこなせるでしょう。

1人で黙々と働くよりチームで働くほうが好き

企業にもよりますが、営業事務は営業職1人とのペア、または複数の営業職とチームを作って業務を進めることが一般的です。案件の獲得や営業成績の目標に向けて、ペアやチームメンバーと協力しながら業務を進める必要があるでしょう。

このように、営業事務は1人で黙々と働くよりも、チームで働くほうが好きな方に向いていると言えます。協調性が高く情報共有を適切に行える方も、営業事務として大いに活躍できるでしょう。

資料作成や数字を扱うのが得意

営業事務は、受注書などの書類のほか、社内向けのプレゼン資料や顧客向けの提案資料を作成する機会も少なくありません。WordやExcel、PowerPointなどの基本的な操作スキルを持つ方や、資料に掲載する情報の取捨選択や視覚的に分かりやすいデザインが得意な方は向いていると言えるでしょう。

また、営業活動に関連する数値管理も営業事務の仕事の1つです。営業担当者の業務や評価に支障が出ないよう、営業担当者の架電数やアプローチ数、案件獲得数といった数値を正確かつ適切に扱うことが求められます。数字を扱うのが得意な方は、営業事務でも重宝されるでしょう。

スケジュール管理能力が高い

営業事務が営業職のスケジュール管理を行っている企業も少なくありません。営業職が効率よく業務を進めるためにも、スケジュールを正確に管理することが求められるでしょう。優先順位や重要度を見極めながら、ダブルブッキングやアポイントの伝達漏れなどが生じないよう、適切に対応することが大切です。 また、営業活動においてはイレギュラーも発生しやすく、当初のスケジュール通りに業務が進まないことも多々あります。このような状況でも柔軟にスケジュールを変更し、物事を円滑に進められる方は営業事務に向いていると言えるでしょう。

マルチタスク処理能力が高い

営業事務は営業活動に関係するさまざまな業務のサポートを行っているため、常に複数のタスクを抱えている状態となっています。同時進行する複数のタスクを適切に把握し、重要度や優先順位を判断しながら期日までにタスクを完了させることが求められるでしょう。

そのため、営業事務はマルチタスク管理ができ、それぞれを的確に処理できる能力が高い方に向いています。

先読み力がある

営業職が営業活動をスムーズに進めるためには、営業事務による事前準備も重要になります。進捗や状況を正確に把握し、今後必要となる作業の先読みができる方は、営業事務として問題なく活躍できるでしょう。

業務に慣れてくると、「どのような処理がどのタイミングで求められるか」「どの程度の時間が必要か」を予測できるようになります。営業事務として働きながら、先読み力を養っていきましょう。

几帳面で丁寧な作業が得意である

営業事務は、提案資料や契約書、送付状、納品書など顧客に提示する書類・資料の作成を行う機会が多数あります。正確で丁寧な作業を期日を守って行う必要があるため、物事に几帳面に取り組める方に向いていると言えるでしょう。

また、営業活動に関する膨大な書類や資料を、法律や社内のルールに基づいて保管・管理することも営業事務の仕事の1つです。紙媒体で管理する書類やデータ化する書類など、書類や資料の分類に合わせて適切な管理ができる方も重宝されるでしょう。

自発的に動ける

営業事務は主に営業職のサポートを行う職種ですが、担当者の指示を待って行動しているわけではありません。営業職が営業活動を効率よく行うためにどのようなサポートが必要かを常に考え、必要と思われるサポート業務を自分で考えて実行することが求められます。進捗や状況を把握して自発的に動ける方は、営業部の業務に大いに貢献できるでしょう。

また、営業事務は顧客対応を行う機会も多く、営業担当に代わって商品やサービスに関する問い合わせに回答することも少なくありません。自社の商品・サービスの特徴や他社との違いなどを自発的に学べる方は、顧客対応もスムーズにこなせるでしょう。

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営業事務の魅力

営業事務の仕事内容や営業事務に向いている人の特徴をふまえて、営業事務への転職を前向きに検討している方もいるでしょう。

最後に、営業事務に興味を持っている方に向けて、営業事務の仕事の魅力を4つ紹介します。

未経験者でも転職しやすい

営業事務は未経験からでも比較的転職しやすい職種であり、一般事務や営業の経験がない方でもチャレンジすることが可能です。基礎レベルのパソコンスキルが求められるケースがほとんどですが、仕事内容は企業・職場によって異なるため、業務の具体的な進め方は入社後に覚えることになるでしょう。

未経験者が営業事務に転職する場合、営業事務の仕事が自分に向いていることをアピールすることが大切です。企業側に適性が高いと判断されれば、採用の可能性が高まるでしょう。

幅広いスキルを習得できる

営業事務は書類作成や電話応対といった基本的な事務業務だけでなく、営業活動に関するさまざまなサポートを行います。業務を通してさまざまなスキルを幅広く身につけられることも、営業事務の大きな魅力の1つです。

また、営業事務の仕事を通して身についた知識やスキルは、将来のキャリアアップや転職にも役立ちます。営業事務のスキルを活かしてより好条件な企業へ転職したり、ビジネススキルを活かして未経験の職種にチャレンジしたりすることも可能です。自身のキャリアの選択肢を増やせることも、営業事務を経験するメリットの1つと言えます。

ワークライフバランスをとりやすい

ワークライフバランスをとりやすいことも、営業事務の大きな魅力の1つです。

営業事務は営業職をサポートする事務職であり、主に社内で資料作成や電話応対といった業務を行っています。顧客の都合に合わせる必要があり、社外に出ることが多い営業職と比べると、退勤時刻をコントロールしやすいでしょう。

計画的に業務を進めて退勤時刻を調整すれば、残業を減らしてプライベートの時間を多く確保することも可能です。仕事とプライベートのバランスを重視したい方に向いている職種・働き方と言えるでしょう。

会社への貢献を実感しやすい

営業事務は自身が商品やサービスを直接販売するわけではありませんが、営業活動を行う営業職とチームを作って業務を進めていきます。 自分がサポートする営業職や営業チームが成果を出せば、部署やチームの一員として一緒に喜びや達成感を味わうことができるでしょう。成果が数値化されやすいため、会社への貢献を実感しやすいことも魅力の1つです。

営業事務などのバックオフィスについて興味のある方はこちらのコラムもご一読ください!

まとめ

営業事務とは、営業職の業務がスムーズに進むようサポートする事務職のことであり、書類作成や顧客対応、営業職のスケジュール管理など幅広い業務を担当する職種です。

未経験者でも転職しやすくワークライフバランスもとりやすいため、コミュニケーションが好きな方や幅広いスキルを身につけたい方はぜひチャレンジしてみてください。

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